Het elektronisch cliëntendossier heeft veel invloed op de dagelijkse werkzaamheden van zorgprofessionals en overige medewerkers. Wanneer je overstapt naar een nieuw ECD is het dus belangrijk om ervoor te zorgen dat zij ruim van tevoren kunnen meebeslissen. Gebeurt dit niet, dan is de kans op weerstand groot. In deze blog leggen we je uit hoe je draagvlak creëert binnen de praktijk of instelling bij de implementatie van een ECD.

Informeren en communiceren

Bij een verandering is het heel normaal dat er vragen ontstaan bij de betrokken medewerkers. Daarom is informeren en communiceren belangrijk. Door medewerkers vooraf te informeren over de redenen van de verandering of door bijvoorbeeld het nieuwe systeem te vergelijken met het oude systeem, kunnen mensen zelf tot de conclusie komen dat de verandering nodig is.

Verder is de communicatie heel belangrijk. De urgentie van de verandering moet duidelijk worden. Zorg verder altijd voor transparantie over de plannen. Dit doe je door assertief te handelen. In het beginstadium is de kans op weerstand het grootst. Bereik je de acceptatiefase, dan ligt de weg open voor een succesvolle implementatie.

Zorg voor een goed opgesteld plan

Door belanghebbenden te laten wennen aan het idee van een verandering en ze mee te laten denken en beslissen, kan je een plan opstellen. Voor Oscar hebben we daarom een implementatieplan opgesteld. In de blog Oscar implementeren lichten we dit plan uitgebreid toe.

Ondersteunen

Medewerkers hebben de tijd nodig om aan een nieuw systeem te wennen. Door ondersteuning te bieden creëer je draagvlak. Daarom besteden we hier bij de implementatie van Oscar extra aandacht aan. We leiden een groep key-users op die vervolgens de overige collega’s kunnen helpen.

Vier successen

Hoe groot of klein de successen ook zijn, vier ze. Dit is een teken van waardering en dat de tijd en energie die erin is gestoken wordt gezien. Daarnaast kan tijdens dit moment ook worden gereflecteerd op het traject. De informele setting zorgt ook voor een stuk ontspanning en kan de medewerkers een voldaan gevoel geven.

Voordelen van draagvlak

Draagvlak brengt een aantal voordelen met zich mee. Zo zorgt het voor een soepelere implementatie, doordat medewerkers bereid zijn om samen te werken en actief deel te nemen aan het proces. Doordat medewerkers achter de verandering staan, is het ook efficiënter voor de doorlooptijden.

Heb je naar aanleiding van deze blog vragen over het implementeren van een ECD of het creëren van draagvlak binnen je organisatie? Neem dan gerust contact met ons op.