Het aanschaffen van een nieuw elektronisch cliëntendossier is best een grote verandering en heeft invloed op de gehele organisatie. Daarom is een goede voorbereiding het halve werk. Voor Oscar hebben we een implementatieplan geschreven dat met zeven stappen leidt tot een succesvolle implementatie. Wij geloven in een traject waar zorgverleners zo min mogelijk worden afgeleid van hun werk. Welke aanpak kun je van ons verwachten wanneer je kiest voor Oscar? In deze blog lichten we de verschillende stappen toe.

Stap 1: Voorbereiding en planning

Een goede voorbereiding legt de basis voor een succesvolle implementatie. Tijdens dit voortraject identificeren we samen de doelen en verwachtingen, waarmee we de voortgang gedurende het gehele traject kunnen blijven beoordelen. Daarnaast brengen we de belanghebbenden in kaart en stellen we een projectteam samen, inclusief een aantal key-users. Op basis hiervan maken we samen een implementatieplan, afgestemd om jouw instelling of praktijk. Dit plan bevat tijdlijnen, verantwoordelijkheden en mijlpalen. Tot slot identificeren we samen de potentiële risico’s en uitdagingen van de implementatie en nemen we vooraf passende maatregelen om deze te beperken.

Stap 2: Communicatie

Communicatie is een van de belangrijkste zaken tijdens het implementatieproces. Een grote verandering zoals een nieuw ECD kan zorgen voor weerstand. Door goed met de zorgprofessionals en overige medewerkers te communiceren, kunnen we draagvlak creëren. Dit doen we door informatiesessies te organiseren om vragen vanuit de instelling of praktijk te beantwoorden. Daarnaast informeren we de key-users over de functionaliteiten van Oscar en ondersteunen we hen met het beantwoorden van (toekomstige) vragen vanuit de instelling.

Stap 3: Primaire zorgprocessen

Om ervoor te zorgen dat Oscar goed aansluit op de primaire zorgprocessen, is het cruciaal om deze uitvoerig te bespreken. Dit doen we door samen de primaire processen in kaart te brengen, alsmede de knelpunten. Op basis hiervan stroomlijnen en reorganiseren we de processen nog voordat we Oscar daadwerkelijk implementeren.

Stap 4: Training en ondersteuning

Om de overgang naar Oscar soepel te laten verlopen, ontwikkelen we trainingsmateriaal op maat en bieden we hand-on trainingssessies aan. Op deze manier raken de gebruikers vertrouwd aan het systeem. Tijdens deze trainingssessies laten we zien hoe gebruikers hun dagelijkse werkzaamheden kunnen verrichten via Oscar. We kunnen ons voorstellen dat er vragen komen, dus trainen we key-users om het eerste aanspreekpunt te worden voor hun collega’s. Daarnaast richten we een tweedelijns hulplijn in waar gebruikers hun vragen kunnen stellen, indien de key-users het antwoord niet weten.

Stap 5: Testen

Voor de officiële livegang van Oscar, testen we het systeem met een aantal gebruikers. Op deze manier weten we zeker dat het elektronisch cliëntendossier voldoet aan de behoeften en verwachtingen zoals deze aan het begin van het traject zijn opgesteld. Tijdens deze stap testen we de individuele modules, de integratie tussen de modules en de interactie met andere systemen binnen de praktijk of instelling.

Stap 6: Livegang

Is na het testen alles goedgekeurd, dan gaat Oscar officieel live. Natuurlijk ondersteunen we jullie hierbij en is het mogelijk om extra trainingssessies af te nemen voor de medewerkers die nog moeite hebben met het systeem.

Stap 7: Evaluatie en nazorg

Wij vinden het belangrijk om na de livegang in contact te blijven met onze gebruikers. Daarom staan we altijd open voor eventuele feedback of problemen die de gebruikers ervaren. Evenals het bijwerken van het systeem om aan de veranderende behoeften te kunnen voldoen. We voeren regelmatig updates uit om ervoor te zorgen dat Oscar een kwalitatief hoogwaardig systeem blijft met de nieuwste technologieën en functionaliteiten, die specifiek zijn afgestemd op de GGZ.

Contact

Zijn er naar aanleiding van deze blog vragen over de implementatie van Oscar ECD voor jouw praktijk of instelling, neem dan gerust contact met ons op. Wij staan je graag te woord.